Moosmann-Außendienst vertraut bei Terminvereinbarungen auf DIE VERTRIEBSAGENTUR

Der Außendienst eines Unternehmens zählt  zu den wichtigsten Abteilungen, denn schließlich werden hier Kundenbeziehungen neu aufgebaut, gepflegt und Umsätze erzielt. Allerdings ist dieser Bereich auch oft mit hohen Kosten verbunden. Deswegen ist es wichtig, eine möglichst hohe Effizienz zu erreichen. Der Großhändler Moosmann, Spezialist für Verpackungsmaterialien, Büro- und Hygieneartikel für Unternehmen, hat deswegen die kompletten Terminplanungen und -vereinbarungen an Marlies Hedlund und ihre Vertriebsagentur übergeben.

Seit Anfang November 2016 ist DIE VERTRIEBSAGENTUR für die Moosmann GmbH & Co KG in Ravensburg tätig. Zusammen mit Geschäftsführer Siegfried Schuster von Moosmann hat Marlies Hedlund ein Konzept entwickelt, um den Großhändler zu unterstützen und zu entlasten. „Die Mitarbeiter im Außendienst sind die direkten Ansprechpartner für unsere Kunden in allen Belangen, ob es um Anfragen, Angebote, Lieferungen, Beschwerden oder Lob geht“, weist Siegfried Schuster auf die Bedeutung des eigenen Außendienst hin und ergänzt: „Die Damen und Herren „auf der Straße“ bekommen Veränderungen auf dem Markt oft als erste mit, allerdings ist dieser Personalbereich auch der kostenintensivste und oft teuerste Vertriebsweg für Unternehmen.“
Zentralisieren von immer wiederkehrenden Abläufen – Terminvereinbarungen Um den Außendienst von Aufgaben zu befreien, die der eigentlichen Tätigkeit im Weg stehen, war das Ziel klar definiert: Die Außendienstmitarbeiter sollten mehr Zeit für die Kunden vor Ort bekommen, um so Bestandskunden noch intensiver betreuen zu können. Gleichzeitig sollte auch ein Augenmerk auf den Ausbau des Kundenstammes gelegt werden.
Marlies Hedlund berichtet von den Anfängen: „Am Anfang waren wir für zwei Mitarbeiter in der Region tätig. Wir haben gezielt Unternehmen angesprochen, die schon längere Zeit keine Einkäufe mehr getätigt hatten, um diese wieder zu reaktivieren.“ Im Wesentlichen ging es dabei darum, dass DIE VERTRIEBSAGENTUR mit diesen Unternehmen im Vorfeld eines Außendienstbesuchs klärte, welchen Bedarf es dort gibt und einzuschätzen, ob sich ein Besuch eines Mitarbeiters dort rentieren könnte oder ob dieser Kunde besser im Webshop aufgehoben ist. Sobald ein positives Urteil vorlag, erfolgte ein Besuch vor Ort, um das gesamte Moosmann-Portfolio vorzustellen. Die Firma Moosmann wird bei verschiedenen Kunden oft nur mit einer bestimmten Produktfamilie in Verbindung gebracht. „Grundsätzlich sehr hilfreich war für uns dabei der hohe Bekanntheitsgrad von Moosmann in der Region, denn die gelben LKWs mit der schwarzen Schrift fallen einfach auf“, sagt Marlies Hedlund. Telefon 96dpi

Weitere Gebiete folgen Dank der erfolgreichen ersten Aktivitäten lag der Schwerpunkt ab Mitte Januar 2017 auf einem neuen Gebiet. Die Firma Moosmann erwarb die Firma Braspack in Ladenburg. Auch hier galt es als wichtigstes Ziel, den Kundenstamm auszubauen und neue Kunden zu gewinnen. „Wir machen eine telefonische Akquise und vereinbaren Termine“, berichtet Marlies Hedlund und ergänzt: „Dadurch können wir den Außendienst entlasten, da die Erreichbarkeit der passenden Entscheider im Unternehmen oft sehr unterschiedlich ist.“
Während die Firma Moosmann in der Region Bodensee sehr bekannt ist, war der Bekanntheitsgrad in der Region Ladenburg eher gering. Deswegen ging es in der Telefonakquise auch weniger um Reaktivierungen von Kunden sondern darum, die Firma neu vorzustellen und das Produktportfolio zu präsentieren. „Nach dem ersten Kontakt am Telefon wünschen sich die Unternehmen einen Katalog oder weiterführende Informationen, damit sie sich ein Bild machen können. Die Terminvereinbarung erfolgt im nächsten Schritt“, erzählt Marlies Hedlund. Auch Anfragen, die von Kunden eintreffen, übernimmt DIE VERTRIEBSAGENTUR. Sobald ein Termin mit einem Kunden vereinbart ist, liegt die Kundenbeziehung wieder in den Händen des Außendienstes.
Damit sich Außendienstmitarbeiter bei einer externen Terminvereinbarung nicht fremdbestimmt fühlen, haben DIE VERTRIEBSAGENTUR und Siegfried Schuster gemeinsam ein Konzept erarbeitet, mit dem sichergestellt wird, dass eine reibungslose und offene Kommunikation zwischen der Vertriebsagentur, der Moosmann-Geschäftsführung und dem Außendienst etabliert wird. „Wir achten auf eine gute Abstimmung, regelmäßige Gespräche mit dem Außendienst und gemeinsame Ziele“, sagt Moosmann-Geschäftsführer Schuster und ergänzt: „Der Außendienst weiß, wohin die Geschäftsführung möchte und umgekehrt.“

Gezielte Unterstützung sorgt für den Erfolg Durch die Zusammenarbeit der Vertriebsagentur und Moosmann hat sich für den Großhändler eine größere Wertschöpfung des Außendienstes ergeben, da die Mitarbeiter in dieser Abteilung nun häufiger vor Ort bei ihren Kunden sein können und sich weniger um organisatorische Dinge kümmern müssen. Die Telefonakquise unterstützt als wiederkehrende und aufwändige Tätigkeit die Mitarbeiter, bis diese einen Temin oder eine Anfrage erhalten.
„Wichtig ist uns, dass wir qualitative Termine für die Firma Moosmann vereinbaren, denn es nützt keinem Außendienst, wenn er beim Kunden nicht erwünscht ist, weil dieser sich überrumpelt, überredet oder gar manipuliert gefühlt hat“, schließt Marlies Hedlund.

Weitere Infos unter www.moosmann.de und www.die-vertriebsagentur.de.